ชุมนุมครอบครัวขนาดกลางของคุณ: รายการตรวจสอบการวางแผน | บ้านและสวนที่ดีกว่า

การรวมตัวกันเป็นครอบครัวเป็นวิธีที่ดีในการรวบรวมครอบครัวของคุณเข้าด้วยกันแม้ในขณะที่มันกำลังเติบโตและเปลี่ยนแปลง เป็นโอกาสที่จะเฉลิมฉลองประวัติครอบครัวของคุณความสำเร็จที่ผ่านมาและการเพิ่มเติมใหม่ ๆ ไม่ว่าจะเป็นการปิกนิกในสวนสาธารณะบาร์บีคิวริมชายหาดการรวบรวมสวนสาธารณะหรือการชุมนุมในบ้านของใครบางคนการรวมตัวที่วางแผนไว้อย่างเหมาะสมจะดึงดูดสมาชิกครอบครัวที่อยู่ห่างไกลที่สุดในช่วงบ่ายของความสนุกท่ามกลางแสงแดด

หากคุณกำลังวางแผนการรวมตัวของครอบครัวประมาณ 100 คนคุณจะต้องเริ่มวางแผนล่วงหน้าประมาณหกเดือนเพื่อให้คุณสามารถตีดอกเบี้ยและขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่บางคนเพื่อช่วยคุณดึงมันออกมา นี่คือรายการตรวจสอบเพื่อช่วยให้คุณและครอบครัวเริ่มต้นใช้งาน!

6 เดือนก่อน

ก่อนที่การวางแผนใด ๆ จะเริ่มต้นได้อย่างจริงจังคุณต้องพิจารณาว่าใครต้องการเข้าร่วมการรวมตัวใหม่ ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นของครอบครัวผ่านทางอีเมลเพื่อวัดความสนใจรับทราบว่ามีผู้เข้าร่วมกี่คนและค้นหาว่าวันที่และสถานที่ใดจะทำงานได้ดีที่สุด คุณควรถามเกี่ยวกับงบประมาณเพื่อที่คุณจะได้ทราบว่าผู้คนยินดีจ่ายเงินเป็นจำนวนเท่าไร พยายามกำหนดช่วงราคาต่อคนดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ที่จะเข้าใจ ใช้เครื่องมือออนไลน์เช่น Survey Hero เพื่อออกแบบโพลที่ง่าย ๆ ฟรีและแชร์ลิงก์กับสมาชิกในครอบครัว การตั้งค่าแบบสำรวจความคิดเห็นออนไลน์จะช่วยให้คุณจัดระเบียบคำตอบได้เมื่อพวกเขาเข้ามา

ตอนนี้เป็นเวลาที่จะตัดสินใจว่าการรวมตัวใหม่จะเกิดขึ้นที่บ้านของสมาชิกในครอบครัวหรือสถานที่อื่น การรวมตัวที่บ้านมักเป็นเจ้าภาพโดยหัวหน้าครอบครัวหรือผู้เฒ่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบ้านของคุณยายมีบทบาทมากในประวัติศาสตร์ครอบครัว ปาร์ตี้คริสมาสต์ที่โด่งดังบาร์บีคิววันแรงงานแบบสบาย ๆ และแม้กระทั่งปาร์ตี้ที่สำเร็จการศึกษาสามารถเป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมญาติที่ห่างไกล หากพื้นที่ของคุณค่อนข้าง จำกัด คุณอาจลองทำการรวมตัวกันของครอบครัว "บ้านเปิด" ซึ่งผู้คนสามารถเข้ามาได้ตลอดทั้งวัน ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าภาพการชุมนุมหรือคุณย่าขอให้แน่ใจว่าคุณได้รับความช่วยเหลือ ขอความช่วยเหลือจากป้าที่น่าเชื่อถือในการทำอาหารและลูกพี่ลูกน้องที่กระตือรือร้นในการจัดกิจกรรม หรือหากงบประมาณของคุณอนุญาตให้จ้างคนขายอาหารเสริมเพื่อทานอาหารที่ทำเองที่บ้านและดื่มเครื่องดื่มต่อไป

การมีการรวมตัวของครอบครัวในสถานที่อื่นนอกเหนือจากบ้านของสมาชิกในครอบครัวหมายความว่าไม่มีครอบครัวใดที่รับผิดชอบการจัดการทั้งหมด สามารถแจกจ่ายงานข้ามกลุ่มครอบครัวขยายช่วยลดภาระการวางแผนบางส่วน นอกจากนี้ยังอาจช่วยให้คุณสามารถรองรับผู้คนได้มากกว่าที่บ้านคนใดคนหนึ่งสามารถ และสำหรับสมาชิกในครอบครัวที่เดินทางท่องเที่ยวสถานที่ที่มีกิจกรรมสันทนาการอื่น ๆ อาจทำให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนการรวมตัวใหม่ให้เป็นวันหยุดพักผ่อนของครอบครัวได้อย่างเต็มเปี่ยม

5 เดือนก่อน

ขอความช่วยเหลือและรวบรวมคณะกรรมการวางแผนการรวมตัวใหม่ของคุณ คุณจะต้องหาญาติที่ไว้ใจได้และกระตือรือร้นที่สามารถดูแล:

• การค้นหาตำแหน่งสำหรับเหตุการณ์ หากคุณไม่ได้พบกันที่บ้านของสมาชิกในครอบครัวคุณจะต้องเริ่มหาที่ตั้ง ผู้ช่วยของคุณจะต้องวิจัยสถานที่ที่ให้ความสนใจหลากหลายระดับอายุความสามารถทางกายภาพและทรัพยากรทางการเงิน สวนสาธารณะในมหาสมุทรหรือริมทะเลสาบเหมาะอย่างยิ่ง มีกิจกรรมที่ต้องทำทั้งบนน้ำและบนบก - กิจกรรมเพื่อให้เด็ก ๆ มีเวลาว่างและพักผ่อนบนชายหาดสำหรับผู้ใหญ่ พื้นที่พักผ่อนและสวนสาธารณะของรัฐหลายแห่งมี "ผู้จัดการปลายทาง" ที่สามารถช่วยคุณในรายละเอียดการรวมตัวใหม่ของคุณ ตรวจสอบคำแนะนำของเราสำหรับ 10 สถานที่ที่ยอดเยี่ยมสำหรับครอบครัวรวมตัวกันเพื่อจุดประกายความคิดบางอย่าง
• การหาอาหารสำหรับงาน หากการวางแผนเครื่องว่างใครบางคนจะต้องกำหนดเมนูการกำหนดจานและรายการอาหารอื่น ๆ ให้กับแต่ละครอบครัว พวกเขาอาจต้องจัดเตรียมการทำอาหารและ / หรือสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการย่างในสถานที่ หรือถ้าคุณไม่ได้วางแผนที่จะจัดการกับอาหารทั้งหมดด้วยตัวเองผู้ช่วยของคุณจะต้องหาคนขายอาหาร
• การตกแต่งคำเชิญและสัญญาณ การกำหนดให้บุคคลหนึ่งคนรับผิดชอบงานสื่อสิ่งพิมพ์จะช่วยให้มั่นใจถึงธีมที่สอดคล้องกันสำหรับเหตุการณ์
• กิจกรรมและความบันเทิง ญาตินักกีฬาอาจเป็นผู้ดูแลตาข่ายวอลเลย์บอลวางแผนเกมสำหรับเด็กและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีดนตรีครอบคลุม โครเก้แบดมินตันและวอลเลย์บอลเป็นกิจกรรมกลุ่มที่ยอดเยี่ยมสำหรับนอก หรือขอให้ลูกพี่ลูกน้องสร้างห้องเกมสำหรับเด็กและวางแผนที่จะสต็อคกับเกมกระดานและกิจกรรมอื่น ๆ เพื่อให้เด็ก ๆ ไม่ว่าง
• ประวัติครอบครัว. การรวมแผนภูมิต้นไม้ครอบครัวเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมมรดกของคุณไว้ในเหตุการณ์ คุณอาจพิจารณาสร้างหนังสือพิมพ์ครอบครัวขนาดเล็กเพื่อเน้นกิจกรรมครอบครัวล่าสุดข้อเท็จจริงพิเศษและประวัติศาสตร์
• การถ่ายภาพและ / หรือวิดีโอ คุณจะต้องบันทึกกิจกรรมนี้เพื่อลูกหลาน พิจารณาตั้งค่าแกลเลอรี่ภาพออนไลน์ที่ทุกคนสามารถแบ่งปันภาพถ่ายหลังจากเหตุการณ์หรือสร้างบัญชีด้วยบริการสมุดภาพออนไลน์ที่คุณสามารถสร้างภาพที่ระลึกสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
• ทำความสะอาด. ขอหลาย ๆ คนสำหรับงานอันยิ่งใหญ่นี้!

พิจารณาการจัดการอาสาสมัครของคุณด้วยเครื่องมือเช่น Signup Genius ซึ่งช่วยให้คุณเรียกร้องอาสาสมัครและส่งข้อความกลุ่มและการแจ้งเตือนงานโดยไม่ทำให้กล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิง

คุณควรมีการสนทนากับทีมวางแผนเกี่ยวกับงบประมาณ ตามความคิดเห็นที่คุณได้รับจากการสำรวจครั้งแรกกำหนดงบประมาณการทำงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถรักษาต้นทุนได้

4 เดือนก่อน

หวังว่าคณะกรรมการของคุณจะทำการบ้านของพวกเขา! สี่เดือนก่อนที่ครอบครัวจะได้พบกันวางแผนที่จะทำงานต่อไปนี้ให้เสร็จ:

• จบวันที่และสถานที่ ค้นหาว่ามีสิ่งอำนวยความสะดวกใดบ้าง: น้ำดื่มสระว่ายน้ำอุปกรณ์ย่างห้องเปลี่ยนเสื้อผ้าพื้นที่ในร่ม (ในกรณีที่ฝนตก) โต๊ะปิกนิกและอื่น ๆ
• หารือเกี่ยวกับธีมและกำหนดการที่เป็นไปได้

จัดทำแผนสำหรับการรวมตัวของที่ระลึกและการระลึกถึง ไม่ว่าจะเป็นวิดีโอแผ่นพับประวัติครอบครัวหรือเสื้อยืดสมาชิกในครอบครัวจะต้องการบางสิ่งบางอย่างที่จะจดจำโอกาสสำคัญนี้ ดูวิธีรวบรวมกระเป๋าต้อนรับครอบครัวที่สมบูรณ์แบบ ขอให้สมาชิกในครอบครัวนักศิลปะออกแบบเสื้อยืดหมวกเสื้อยืดหรือรายการเสื้อผ้าส่วนตัวอื่น ๆ ให้สมาชิกคณะกรรมการมอบหมายประวัติครอบครัวให้ทราบถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับการแสดงต้นไม้ครอบครัวหรือวิดีโอเพื่อให้คุณพร้อมที่จะทำตามคำขอของสมาชิกครอบครัว

3 เดือนก่อน

ด้วยรายละเอียดหลักของกิจกรรมของคุณในเวลาที่ถึงเวลาที่จะออกคำอย่างเป็นทางการและเริ่มล็อครายละเอียดของวัน

• ส่งคำเชิญ คุณสามารถใช้บริการออนไลน์เช่น Evite เพื่อรับคำเชิญหรือส่งทางอีเมลหรืออีเมลแบบดั้งเดิม ไม่ว่าในกรณีใดคุณควรรวมสิ่งต่อไปนี้:

เวลาที่สรุปแล้วสถานที่แผนที่เส้นทางการขับขี่ค่าใช้จ่ายและกำหนดการของเหตุการณ์

ตัวเลือกการลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมเฉพาะถ้าจำเป็น

การมอบหมายสำหรับญาติที่อาสานำอาหารหรือสิ่งของอื่น ๆ

คำขอสำหรับภาพถ่ายและ / หรือเรื่องราวที่คุณจะรวมไว้ในประวัติครอบครัวหรือวิดีโอ

รวมถึงวันที่ RSVP พร้อมกับที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่พวกเขาสามารถตอบสนองได้ ขอให้สมาชิกครอบครัวแจ้งข้อมูลที่พักหรือการมาถึงหากเหมาะสม

ติดตามอาสาสมัคร และทำภารกิจตามความเหมาะสม

กำหนดการกิจกรรมและกิจกรรม ผู้เชี่ยวชาญหรือสถานที่ปลอดภัยสำหรับกิจกรรมของคุณหากจำเป็น ตัวอย่างเช่นจองสนามซอฟต์บอลหรือจ้างไกด์นำเที่ยวหรือผู้สอนโยคะ หากการรวมตัวใหม่อยู่ที่บ้านของใครบางคนให้สอบถามญาติหรือศูนย์ชุมชนท้องถิ่นของคุณหากคุณสามารถยืมอุปกรณ์กีฬากลางแจ้งหรือเกมสำหรับห้องเล่นเกม พิจารณาการมีทีวีและเครื่องเล่น VCR หรือเครื่องเล่นดีวีดีในห้องเล่นเกมพร้อมกับวิดีโอที่เหมาะสมกับอายุเพื่อให้เด็ก ๆ ได้รับความบันเทิงเมื่อทุกคนต้องการเวลาพักผ่อน

ซื้อไอเทมที่คุณต้องการสำหรับกิจกรรมการประดิษฐ์

กำหนดการและวางแผนมื้ออาหาร

• สร้างรายการอาหารทุกมื้อที่คุณจะกินหรืออาหารที่คุณต้องการ
• กำหนดรายการอาหารหนึ่งรายการให้กับแต่ละญาติ อย่าลืมใช้ความเชี่ยวชาญในการทำอาหารของพวกเขาเช่นสลัดมันฝรั่งของป้าเมย์หรือพายบลูเบอร์รี่ของ Cousin Lynn
• บุฟเฟ่ต์แบบสบาย ๆ น่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการกลับมารวมตัวใหม่ที่บ้าน นี่ยังเหมาะถ้าที่นั่งมี จำกัด
• หากคุณวางแผนที่จะจ้างคนขายอาหารตอนนี้เป็นเวลาที่ปลอดภัยแล้ว ผู้ให้บริการอาหารบางคนจะจัดการห้องครัวให้แน่ใจว่ามีการเติมบุฟเฟ่ต์และทำให้เครื่องดื่มไหลลื่นเพื่อให้คุณสามารถเพลิดเพลินกับปาร์ตี้
• ติดต่อร้านอาหารเพื่อดูว่าจะรองรับกลุ่มใหญ่และทำการจองหากจำเป็น

2 เดือนก่อน

สิ่งต่าง ๆ เริ่มมารวมตัวกันและความสนุกก็ใกล้เข้ามาแล้ว! อยู่ด้านบนของภารกิจองค์กรเหล่านี้และคุณจะอยู่ในสภาพดี

• ติดตามรายละเอียดของผู้เข้าร่วมประชุม เริ่มรายการของผู้ที่ได้รับการยืนยันการเข้าร่วมของพวกเขาที่พวกเขาจะอยู่และเมื่อพวกเขาจะมาถึง หากคุณใช้ระบบออนไลน์เช่น Evite เพื่อส่งคำเชิญของคุณระบบจะติดตาม RSVP แต่เก็บเอกสาร Google Sheet หรือ Excel ไว้กับข้อมูลอื่น ๆ
• จองอุปกรณ์เช่า เช่นแท่น, ไมโครโฟน, โต๊ะหรือเก้าอี้
• ยืนยันการจองร้านอาหาร และให้ข้อมูลประมาณการแขกล่าสุดของคุณ
• ทำการซื้อขั้นสุดท้าย

อุปกรณ์งานฝีมือ

การตกแต่ง

ของชำร่วย, เสื้อยืดส่วนบุคคล, กล้องถ่ายรูปใช้แล้วทิ้งหรือสิ่งของอื่น ๆ ที่คุณวางแผนจะให้ในการรวมตัวใหม่

สั่งซื้อสำเนาประวัติครอบครัวหรือวิดีโอ

1 เดือนก่อน

ด้วย 30 วันก่อนการรวมตัวใหม่งานแรกในรายการสิ่งที่ต้องทำรายเดือนของคุณเป็นเพียงการยืนยันรายละเอียดของแผนที่คุณมีอยู่แล้ว

• ยืนยันกับญาติที่นำอาหารหรืออุปกรณ์อื่น ๆ
• ยืนยันสถานที่ประชุม
• ยืนยันกิจกรรม
• ยืนยันที่พักนอนหลับ

2 สัปดาห์ก่อน

ตอนนี้เป็นเวลาที่จะตรวจสอบกับอาสาสมัครที่ได้รับมอบหมายงานเฉพาะเพื่อยืนยันเวลาและการนับแขกครั้งสุดท้าย

• อาหาร

ติดต่อร้านอาหารที่มีแขกนับครั้งสุดท้ายหากจำเป็น

สั่งจานตัดเย็น, เค้ก, หรือรายการอื่น ๆ จากร้านขายของชำในท้องถิ่นของคุณหรือขนมปัง

ติดต่อผู้จัดหาอาหารโดยมีจำนวนแขกสุดท้ายหากจำเป็น

ผู้ขาย

• ยืนยันรายละเอียดกับช่างภาพ / ช่างวิดีโอของคุณ
• ยืนยันรายละเอียดกับผู้ให้บริการรายอื่นเช่นผู้นำกิจกรรมหรือมัคคุเทศก์

ตกแต่งและป้าย

• ซื้อของตกแต่งและของใช้ในนาทีสุดท้าย
• สร้างสัญญาณและแบนเนอร์

ทำความสะอาด

• ยืนยันอาสาสมัคร
• เตรียมการที่จะบริจาคอาหารที่เหลือให้ที่พักพิงในท้องถิ่นหรือตู้กับข้าวอาหาร

2 วันก่อน

• ตรวจสอบการรวมกลุ่มย่อยอีกครั้งกับคณะกรรมการ
• รับอุปกรณ์ให้เช่า เช่นเก้าอี้โต๊ะ ฯลฯ
• เตรียมการชำระเงินขั้นสุดท้ายและเคล็ดลับ สำหรับมืออาชีพและช่วยให้คุณได้รับการว่าจ้างเช่นคนขายอาหารและพนักงานรอ รวมสิ่งเหล่านี้เข้าด้วยกันในซองจดหมายแยกต่างหากเพื่อให้คุณสามารถส่งออกได้อย่างรวดเร็วตามที่ต้องการตลอดกิจกรรม โปรดทราบว่าคุณสามารถส่งเคล็ดลับพิเศษในภายหลังได้หากประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขายอดเยี่ยม มิฉะนั้นเคล็ดลับร้อยละ 10 ถึง 15 เป็นธรรมเนียมหากไม่รวมอยู่ในค่าใช้จ่าย

วันก่อน

• ตั้งค่าและตกแต่ง
• นอนหลับ!

โพสต์เรอูนียง

หลังจากเหตุการณ์คุณจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมเล็กน้อยที่จะดูแล ภายใน 2 สัปดาห์ของกิจกรรมคุณจะต้อง:

• เขียนบันทึกขอบคุณ ไปยังผู้เข้าร่วมพิเศษญาติที่บริจาคเวลาและเงินและคนอื่น ๆ ที่ช่วยให้เหตุการณ์ของคุณประสบความสำเร็จ
• อัปโหลดรูปภาพไปยังบริการถ่ายรูปออนไลน์ หากคุณถ่ายรูปด้วยตัวเองให้อัพโหลดภาพของคุณไปยังเว็บไซต์อย่าง Shutterfly หรือ Snapfish ในอีกสองสามสัปดาห์คุณสามารถแชร์ลิงก์กับผู้เข้าร่วมประชุมและขอให้พวกเขาเพิ่มรูปภาพของพวกเขาในอัลบั้มที่คุณสร้างขึ้นเพื่อให้สมาชิกครอบครัวคนอื่น ๆ สามารถซื้อสำเนาภาพถ่ายของคุณได้ เก็บภาพทั้งหมดไว้ในที่เดียวจะช่วยให้คุณสร้างหนังสือภาพที่คนอื่นสามารถสั่งซื้อได้เช่นเดียวกับของที่ระลึกของเหตุการณ์

บริจาคหรือแจกจ่ายของกำนัลที่เหลือจากการ ตกแต่งแผ่นพับประวัติครอบครัวและอื่น ๆ

ภายใน 4 สัปดาห์ของกิจกรรมดูแลสิ่งต่อไปนี้:

• ติดตามช่างวิดีโอและช่างภาพ เพื่อดูว่าวัสดุจะพร้อมสำหรับการจัดจำหน่ายเมื่อใด
• ส่งอีเมลหรือส่งจดหมายจำนวนมาก ถึงทุกคนที่เข้าร่วมสรุปงานฉลองขอบคุณพวกเขาสำหรับการเข้าร่วมและบอกพวกเขาว่าพวกเขาสามารถซื้อรูปถ่ายวิดีโอหรือรายการติดตามผลอื่น ๆ ได้จากกิจกรรมของคุณ